smartsteuer – Steuererklärung online machen und Steuern sparen

1. Allgemeiner Überblick

Die lohnsteuer- und umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Arbeitnehmerbeköstigungen ist miteinander verzahnt und kann somit nicht losgelöst voneinander betrachtet werden. Dies wird deutlich, wenn nach Abschn. 12 Abs. 6 ff. UStR die Bemessungsgrundlage für Beköstigungsleistungen zu ermitteln ist. Dabei ist nach Abschn. 12 Abs. 8 Satz 2 UStR in bestimmten Fällen von den lohnsteuerrechtlichen Werten auszugehen.

Bei der Arbeitnehmerbeköstigung sind folgende Fälle zu unterscheiden:

1. Mahlzeiten, die arbeitstäglich an die ArbN durch eine vom ArbG selbst betriebene Kantine abgegeben werden.

2. Mahlzeiten, die die ArbN in einer nicht vom ArbG selbst betriebenen Kantine oder Gaststätte erhalten.

   Dabei ist zu unterscheiden, ob die Mahlzeiten unentgeltlich oder gegen Entgelt abgegeben werden.

3. Die Leistung des ArbG besteht in Barzuschüssen in Form von Essensmarken.

4. Mahlzeiten, die der ArbG aus besonderem Anlass an seine ArbN abgibt.

   Dabei ist zu unterscheiden, ob die Mahlzeiten

   • im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des ArbG an die ArbN,

   • zur üblichen Beköstigung der ArbN anlässlich oder während einer » Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (» Reisekosten, » Doppelte Haushaltsführung) oder

   • als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft an die ArbN

   abgegeben werden.

5. Mahlzeiten, die der ArbG nicht nur für seine ArbN herstellt und vertreibt.

6. Beköstigungen der im Unternehmen beschäftigten ArbN im Haushalt des Unternehmers.

2. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

2.1. Allgemeiner Überblick

Die LSt unterscheidet in R 8.1 Abs. 7 LStR die Kantinenmahlzeiten und die Essensmarken sowie in R 8.1 Abs. 8 LStR die Mahlzeiten aus besonderem Anlass.

2.2. Amtliche Sachbezugswerte

Nach § 8 Abs. 2 Sätze 6 bis 8 EStG sind bei ArbN die Sachbezüge nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen. Zur Höhe der Sachbezugswerte siehe » Sachbezüge.

2.3. Arbeitnehmerbeköstigung als laufender Arbeitslohn oder als sonstiger Bezug

2.3.1. Allgemeiner Überblick

Nach § 38a Abs. 3 EStG i.V.m. § 39b EStG ist für den Lohnsteuerabzug des ArbN zu unterscheiden in laufender Arbeitslohn (§ 39b Abs. 2 EStG) und in sonstige Bezüge (§ 39b Abs. 3 EStG).

2.3.2. Laufender Arbeitslohn

Laufender Arbeitslohn ist der Arbeitslohn, der dem ArbN regelmäßig fortlaufend zufließt (Abschn. 39b.2 Abs. 1 LStR).

2.3.3. Sonstige Bezüge

Ein sonstiger Bezug ist der Arbeitslohn der nicht als laufender Arbeitslohn gezahlt wird (Abschn. 39b.2 Abs. 2 LStR).

3. Mahlzeiten in unternehmenseigenen Kantinen

3.1. Unternehmenseigene Kantinen

Eine unternehmenseigene Kantine ist nur anzunehmen, wenn der Unternehmer die Mahlzeiten entweder selbst herstellt oder die Mahlzeiten vor der Abgabe an die ArbN mehr als nur geringfügig be- oder verarbeitet bzw. aufbereitet oder ergänzt (Abschn. 12 Abs. 10 UStR).

3.2. Laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug bei der Lohnsteuer

Kantinenmahlzeiten werden üblicherweise arbeitstäglich unentgeltlich bzw. verbilligt vom ArbG an alle ArbN abgegeben. Üblicherweise erhält der ArbN bei Abwesenheit (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit) anstelle des Sachbezugs keinen höheren Barlohn. Die unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten werden daher üblicherweise nicht als Lohnbestandteile (Deputate) vereinbart (s.a. Hartz u.a., ABC-Führer Lohnsteuer, Mahlzeiten Rz. 42, Loseblatt).

3.3. Entgeltliche oder unentgeltliche Sachzuwendung bei der Umsatzsteuer

Wendet der Unternehmer (ArbG) seinem Personal (seinen ArbN) als Vergütung für geleistete Dienste neben dem Barlohn auch einen Sachlohn zu, bewirkt der Unternehmer mit dieser Sachzuwendung eine entgeltliche Leistung i.S.d. § 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG, für die der ArbN einen Teil seiner Arbeitsleistung als Gegenleistung aufwendet. Wegen des Begriffs der Vergütung für geleistete Dienste vgl. Abschn. 103 Abs. 7 UStR. Ebenfalls nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG steuerbar sind Lieferungen oder sonstige Leistungen, die der Unternehmer an seine ArbN oder deren Angehörige auf Grund des Dienstverhältnisses gegen besonders berechnetes Entgelt, aber verbilligt, ausführt (Abschn. 12 Abs. 1 UStR).

Zuwendungen von Gegenständen (Sachzuwendungen) und sonstige Leistungen an das Personal für dessen privaten Bedarf sind nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG und § 3 Abs. 9a UStG (» Unentgeltliche Wertabgabe) auch dann steuerbar, wenn sie unentgeltlich sind (vgl. Abschn. 24b Abs. 7 UStR). Die Steuerbarkeit setzt voraus, dass Leistungen aus unternehmerischen (betrieblichen) Gründen für den privaten, außerhalb des Dienstverhältnisses liegenden Bedarf des ArbN ausgeführt werden. Der ArbN erhält Sachzuwendungen und sonstige Leistungen unentgeltlich, wenn er seine Arbeit lediglich für den vereinbarten Barlohn und unabhängig von dem an alle ArbN gerichteten Angebot oder unabhängig von dem Umfang der gewährten Zuwendungen leistet (lohnsteuerrechtlich liegt ein sonstiger Bezug vor). Bei unentgeltlichen Zuwendungen eines Gegenstands an das Personal oder der Verwendung eines dem Unternehmen zugeordneten Gegenstands für den privaten Bedarf des Personals setzt die Steuerbarkeit voraus, dass der Gegenstand oder seine Bestandteile zumindest zu einem teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben (vgl. Abschn. 24b und 24c UStR). Keine steuerbaren Umsätze sind Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind (Abschn. 12 Abs. 2 UStR).

3.4. Sonstiger Bezug bei der Lohnsteuer und Sachzuwendung bei der Umsatzsteuer

3.4.1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Die Mahlzeiten sind mit dem maßgeblichen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR).

Zu den Mahlzeiten gehören alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke (H 8.1 (7) [Begriff der Mahlzeit] LStH).

Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom ArbN für seine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich USt) den maßgeblichen amtlichen Sachbezugswert unterschreitet (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR).

3.4.2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

3.4.2.1. Allgemeiner Überblick

Bei der Abgabe von Mahlzeiten an ArbN ist umsatzsteuerrechtlich wie folgt zu unterscheiden:

Abb.: Umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Beköstigung von Arbeitnehmern

3.4.2.2. Unentgeltliche Sachzuwendungen

Bei der unentgeltlichen Abgabe von Mahlzeiten in unternehmereigenen Kantinen handelt es sich um eine unentgeltliche Wertabgabe i.S.d. § 3 Abs. 9a Satz 1 Nr. 2 UStG. Üblicherweise wendet der ArbN nicht einen Teil seiner Arbeitsleistung als Gegenleistung auf (Abschn. 12 Abs. 2 UStR).

Lohnsteuerrechtlich liegt ein sonstiger Bezug vor.

Die Bemessungsgrundlage für die unentgeltliche sonstige Leistung an ArbN ist in § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG geregelt. Danach ist von den bei der Ausführung dieser Leistungen entstandenen Ausgaben auszugehen (Abschn. 12 Abs. 7 UStR). Der nach § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG anzusetzende Wert weicht von dem für Lohnsteuerzwecke anzusetzenden Sachbezugswert ab (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR). In ganz bestimmten Fällen (Abschn. 12 Abs. 8 Satz 2 UStR) ist es jedoch aus Vereinfachungsgründen nicht zu beanstanden, wenn für die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage von den lohnsteuerrechtlichen Werten ausgegangen wird. Diese Werte sind dann als Bruttowerte anzusehen, aus denen zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage die USt herauszurechnen ist.

Die Vereinfachungsregelung des Abschn. 12 Abs. 8 Satz 2 UStR gilt u.a. in den Fällen des Abschn. 12 Abs. 11 UStR. Bei der unentgeltlichen Abgabe von Mahlzeiten an die ArbN durch unternehmenseigene Kantinen ist aus Vereinfachungsgründen bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage von den Werten auszugehen, die dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung entsprechen.

3.4.2.3. Entgeltliche Sachzuwendungen

Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG ist die sonstige Leistung (§ 3 Abs. 9 Sätze 4 und 5 UStG) steuerbar, die der Unternehmer an seine ArbN oder deren Angehörige auf Grund des Dienstverhältnisses gegen besonders berechnetes Entgelt, aber verbilligt, ausführt (Abschn. 12 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStR). Von einer entgeltlichen Leistung in diesem Sinne ist auszugehen, wenn der Unternehmer für die Leistung gegenüber dem einzelnen ArbN einen unmittelbaren Anspruch auf eine Geldzahlung oder eine andere – nicht in der Arbeitsleistung bestehende – Gegenleistung in Geldeswert hat.

Die Bemessungsgrundlage für die entgeltliche sonstige Leistung bestimmt sich nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG. Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die entgeltlichen sonstigen Leistungen an ArbN ist die Vorschrift über die Mindestbemessungsgrundlage des § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG zu beachten (Abschn. 12 Abs. 6 Satz 1 UStR). Danach ist als Bemessungsgrundlage mindestens der in § 10 Abs. 4 UStG bezeichnete Wert abzgl. der USt anzusetzen, wenn dieser den vom ArbN tatsächlich aufgewendeten (gezahlten) Betrag abzgl. der USt übersteigt (Abschn. 12 Abs. 6 Satz 2 UStR).

Als in § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG vorgeschriebener Wert ist nach Abschn. 12 Abs. 8 Satz 2 UStG i.V.m. Abschn. 12 Abs. 11 Satz 2 UStG mindestens der lohnsteuerrechtliche Sachbezugswert anzusetzen.

4. Mahlzeiten in verpachteten Kantinen

4.1. Nicht selbst betriebene Kantine

Von einer nicht selbst betriebenen Kantine ist auszugehen, wenn die Mahlzeiten nicht vom ArbG/Unternehmer selbst (d.h. durch eigenes Personal) zubereitet und an die ArbN abgegeben werden (Abschn. 12 Abs. 10 Satz 3 UStR).

4.2. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Mahlzeiten, die die ArbN in einer nicht vom ArbG selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind ebenfalls mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der ArbG auf Grund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen an die die Mahlzeiten vertreibende Einrichtung, z.B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt. Es ist nicht erforderlich, dass die Mahlzeiten im Rahmen eines Reihengeschäfts zunächst an den ArbG und danach von diesem an die ArbN abgegeben werden (R 8.1 Abs. 7 Nr. 2 LStR).

Ein geldwerter Vorteil ist nur dann als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom ArbN für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich USt) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR).

4.3. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

4.3.1. Allgemeiner Überblick

Bei der Abgabe von Mahlzeiten durch eine vom Unternehmer (ArbG) nicht selbst betriebene Kantine oder Gaststätte an ArbN ist umsatzsteuerrechtlich wie folgt zu unterscheiden (Abschn. 12 Abs. 12 UStR):

Abb.: Vertragsverhältnisse bei der Abgabe von Mahlzeiten

Während lohnsteuerrechtlich der Sachbezugswert anzusetzen ist, ist umsatzsteuerrechtlich Abschn. 12 Abs. 8 UStR zu beachten. Danach ist in bestimmten Fällen der lohnsteuerrechtliche Wert für die USt zu übernehmen. In Abschn. 12 Abs. 8 Satz 2 UStR sind die Fälle des Abschn. 12 Abs. 12 UStR jedoch nicht aufgeführt. Deshalb sind auch in den Fällen des § 10 Abs. 4 UStG – Mindestbemessungsgrundlage sowie unentgeltliche Wertabgabe – nicht der Sachbezugswert, sondern die bei der Ausführung der Leistung entstandenen Ausgaben anzusetzen.

4.3.2. Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Gastwirt bzw. Kantinenbetreiber

4.3.2.1. Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Gastwirt

Da der Gastwirt/Kantinenbetreiber einen Zahlungsanspruch gegenüber dem ArbG hat, liegt zwischen beiden ein Leistungsaustausch in Form einer sonstigen Leistung gem. § 3 Abs. 9 Sätze 4 und 5 UStG vor. Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG ist das zwischen ArbG und Gastwirt vereinbarte Entgelt. Wenn der Gastwirt dem ArbG eine ordnungsgemäße Rechnung erteilt, kann der ArbG aus dem Einkaufspreis des Essens nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug geltend machen. Siehe Beispiel 12.

4.3.2.2. Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Haben die ArbN einen Anteil am Essenspreis zu entrichten, bewirkt der ArbG eine entgeltliche Leistung an seine ArbN, die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG steuerbar ist (Abschn. 12 Abs. 1 Sätze 3 ff. und Abs. 12 Nr. 1 UStR).

Ein Leistungsaustausch zwischen Gastwirt und ArbN findet nicht statt. Wenn der ArbG den Essenszuschuss unmittelbar an den Gastwirt entrichtet, handelt es sich hierbei um ein Entgelt von dritter Seite (§ 10 Abs. 1 Satz 3 UStG).

4.3.3. Vertragsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Gastwirt bzw. Kantinenbetreiber

Bestellt der ArbN in einer Gaststätte selbst sein gewünschtes Essen und bezahlt es auch an den Gastwirt, liegt eine sonstige Leistung des Gastwirts an den ArbN vor. Ein Umsatzgeschäft zwischen ArbG und Gastwirt besteht nicht. Ein Leistungsverhältnis zwischen ArbG und ArbN liegt nicht vor. Die Zahlung des Essenszuschusses des ArbG an den Gastwirt ist im Verhältnis zum ArbN ein nicht umsatzsteuerbarer Vorgang (Abschn. 12 Abs. 12 Nr. 2 UStR).

Lohnsteuerrechtlich liegt zwischen ArbG und ArbN ein Sachbezug vor, der nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 2 LStR mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen ist.

Vereinbart der ArbG mit einem selbstständigen Kantinenpächter (z.B. Caterer), dass dieser die Kantine in den Räumen des ArbG betreibt und die Verpflegungsleistungen an die ArbN im eigenen Namen und für eigene Rechnung erbringt, liegt ein Leistungsaustausch zwischen Caterer und ArbN vor (Abschn. 12 Abs. 12 Nr. 3 UStR).

4.3.4. Zusammenfassung

Abb.: Umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Abgabe von Mahlzeiten

5. Weiterlieferung von erworbenen Mahlzeiten

Da der ArbG selbst keine Kantine betreibt, bezieht er die Essen von einer Großküche in Warmhaltefolien. Die ArbN erwerben die Essen vom ArbG und verzehren diese in den vom ArbG bereitgestellten Räumen und mit dem vom ArbG überlassenen Besteck.

Es handelt sich dabei zunächst um eine Lieferung der Großküche an den ArbG, da diese Leistung nicht zum Verzehr an Ort und Stelle durch den Leistungsempfänger bestimmt ist (keine sonstige Leistung nach § 3 Abs. 9 Sätze 4 und 5 UStG). Der ArbG tätigt eine sonstige Leistung, da das Essen zum Verzehr an Ort und Stelle an die ArbN weitergegeben wird.

Lohnsteuerrechtlich ist der Sachbezugswert anzusetzen. Zuzahlungen der ArbN mindern dabei den geldwerten Vorteil.

Der Ansatz des Sachbezugswerts ist umsatzsteuerrechtlich nicht zulässig.

6. Abgabe von Essensmarken

Siehe dazu das Stichwort » Essensmarken.

7. Laufender Arbeitslohn bei der Lohnsteuer und Sachzuwendung bei der Umsatzsteuer

7.1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Mahlzeiten, die der ArbG als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft an seine ArbN abgibt, sind mit ihrem tatsächlichen Preis anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR). Die Bewertung erfolgt dabei nach

1. § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, wenn § 8 Abs. 3 EStG nicht anzuwenden ist. Nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG sind die Sachbezüge mit den um die üblichen Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreise am Abgabeort zum Zeitpunkt der Abgabe anzusetzen (R 8.1 Abs. 2 LStR). Dieser Wert ist ein Bruttowert. Erhält der ArbN eine Ware oder Dienstleistung, die nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten ist, so kann sie aus Vereinfachungsgründen mit 96 % des Endpreises bewertet werden, zu dem sie der Abgebende oder dessen Abnehmer fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet (R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR).

   Sachbezüge, die nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten sind, wenn die Vorteile für ArbN 44 € im Kalendermonat nicht übersteigen (Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Die Freigrenze gilt nicht für die amtlichen Sachbezugswerte (H 8.1 (1–4) [44-Euro-Freigrenze] LStH).

2. § 8 Abs. 3 EStG, wenn der ArbN auf Grund eines Dienstverhältnisses Waren oder Dienstleistungen erhält, die vom ArbG nicht überwiegend für den Bedarf seiner ArbN hergestellt, vertrieben oder erbracht werden (R 8.2 Abs. 1 LStR; H 8.2 [Waren und Dienstleistungen vom ArbG] LStH). Als Sachbezüge sind die um 4 % geminderten Endpreise (einschließlich USt) zugrunde zu legen, zu denen der ArbG die Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet.

   Die Arbeitslöhne bleiben steuerfrei, wenn sie insgesamt den Rabattfreibetrag von 1 080 € im Kj. nicht übersteigen (H 8.2 [Anwendung des Rabattfreibetrages] LStH).

7.2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Der Unternehmer bewirkt mit der Sachzuwendung eine entgeltliche Leistung i.S.d. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, für die der ArbN einen Teil seiner Arbeitsleistung als Gegenleistung aufwendet (Abschn. 12 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStR).

Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich grundsätzlich nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG unter Beachtung der Mindestbemessungsgrundlage des § 10 Abs. 5 Nr. 2 (Abschn. 12 Abs. 6 Satz 1 UStR).

Zuwendungen, die der Unternehmer für in Form eines Sachlohns als Vergütung für geleistete Dienste gewährt, sind nach den Werten des § 10 Abs. 4 UStG zu bemessen; dabei sind auch die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Kosten in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen (Abschn. 12 Abs. 6 Satz 4 UStR).

Die in § 10 Abs. 4 UStG vorgeschriebenen Werte weichen grundsätzlich von den für Lohnsteuerzwecke anzusetzenden Werten (§ 8 Abs. 2 und 3 EStG) ab. Der Freibetrag von 1 080 € (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG) bleibt bei der umsatzsteuerrechtlichen Bemessungsgrundlage unberücksichtigt (Abschn. 12 Abs. 8 Satz 4 UStR).

8. Beköstigungen der Arbeitnehmer im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers

8.1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des ArbG an die ArbN abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Dies gilt

• für Mahlzeiten im Rahmen herkömmlicher » Betriebsveranstaltungen nach Maßgabe der R 19.5 LStR,

• für ein sog. Arbeitsessen i.S.d. R 19.6 Abs. 2 LStR

• sowie für die Beteiligung von ArbN an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR).

Bewirtungen bei gesellschaftlichen Veranstaltungen, an der der ArbN im Rahmen seines Amtes, im dienstlichen Auftrag oder mit Rücksicht auf die ihm durch seine berufliche Stellung in der Firma auferlegten gesellschaftlichen Verpflichtungen teilnimmt, sind nicht als geldwerter Vorteil anzusehen.

Arbeitsessen sind von den Belohnungsessen zu unterscheiden. Zum Belohnungsessen siehe Beispiel 12. Steht die Bewirtung der ArbN im Vordergrund, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Kein steuerpflichtiger Arbeitslohn ist gegeben, wenn eine außergewöhnliche betriebliche Besprechung zur Einnahme der Mahlzeit lediglich unterbrochen wird. Der Wert der Mahlzeit darf 40 € nicht übersteigen.

Nicht als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft und damit nicht als Arbeitslohn sind u.a. anzusehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 und 3a LStR):

1. übliche Sachleistungen des ArbG aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums (R 19.5 Abs. 2 Nr. 3 LStR) oder der Verabschiedung eines ArbN; betragen die Aufwendungen des ArbG einschließlich USt mehr als 110 € je teilnehmender Person, so sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des ArbN hinzuzurechnen; auch Geschenke bis zu einem Gesamtwert von 40 € sind in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen,

2. übliche Sachleistungen bei einem Empfang anlässlich eines runden Geburtstages eines ArbN, wenn es sich unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls um ein Fest des ArbG (betriebliche Veranstaltung) handelt. Die anteiligen Aufwendungen des ArbG, die auf den ArbN selbst, seine Familienangehörigen sowie private Gäste des ArbN entfallen, gehören jedoch zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Aufwendungen des ArbG mehr als 110 € je teilnehmender Person betragen; auch Geschenke bis zu einem Gesamtwert von 40 € sind in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen (H 19.3 [Nicht zum Arbeitslohn gehören] LStH).

Werden ArbN aus geschäftlichem Anlass bewirtet, liegt kein Arbeitslohn vor. Die Abzugsbegrenzung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, die auf den an der Bewirtung teilnehmenden Stpfl. oder dessen ArbN entfällt (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR).

8.2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Die umsatzsteuerrechtliche und lohnsteuerrechtliche Behandlung der Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des ArbG veranlasst sind, ist identisch. Keine steuerbaren Umsätze sind Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des ArbG veranlasst sind (Abschn. 12 Abs. 2 Satz 7 UStR).

Aufmerksamkeiten sind Zuwendungen des ArbG, die nach ihrer Art und nach ihrem Wert Geschenken entsprechen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des ArbN führen (R 19.6 LStR und Abschn. 12 Abs. 3 UStR). Zu den Aufmerksamkeiten rechnen danach gelegentliche Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 €, z.B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem ArbN oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Gleiches gilt für Getränke und Genussmittel, die der ArbG den ArbN zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt. Aufmerksamkeiten sind auch Speisen, die der ArbG den ArbN anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlässt und deren Wert 40 € nicht überschreitet.

Nicht steuerbare Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des ArbG veranlasst sind, liegen vor, wenn betrieblich veranlasste Maßnahmen zwar auch die Befriedigung eines privaten Bedarfs der ArbN zur Folge haben, diese Folge aber durch die mit den Maßnahmen angestrebten betrieblichen Zwecke überlagert wird. Dies ist regelmäßig anzunehmen, wenn die Maßnahme die dem ArbG obliegende Gestaltung der Dienstausübung betrifft (Abschn. 12 Abs. 4 UStR).

Der » Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen ist unter den Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG möglich.

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist neben den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG, das die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind. Soweit es sich nach der Verkehrsauffassung nicht um angemessene Aufwendungen handelt, ist der Vorsteuerabzug weiterhin zu versagen. Die Versagung des Vorsteuerabzugs für (einkommensteuerrechtlich) angemessene Bewirtungsaufwendungen allein wegen nicht eingehaltener Formvorschriften für den Nachweis für Betriebsausgaben (einzelne und getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG) ist nicht zulässig (BFH Urteil vom 12.8.2004, V R 49/02, BStBl II 2004, 1090).

9. Mahlzeiten anlässlich von Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer

9.1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Mahlzeiten, die zur üblichen Beköstigung der ArbN anlässlich oder während einer vorübergehenden » Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sachbezugsverordnung anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Mit Urteil vom 19.11.2008 (VI R 80/06, BStBl II 2009, 547) hat der BFH entschieden, dass Aufwendungen für Mahlzeiten, die zur Beköstigung der ArbN anlässlich einer Auswärtstätigkeit abgegeben werden, mit den tatsächlichen Werten und nicht mit den Werten der Sachbezugsverordnung anzusetzen sind (gegen R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).

Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 40 € nicht übersteigt. Die Abgabe einer Mahlzeit ist vom ArbG veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt hat. Hierzu ist es erforderlich, dass er sich vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines ArbN direkt mit dem Unternehmen schriftlich in Verbindung setzt, das dem ArbN die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll. Es reicht nicht aus, dass der ArbG den ArbN ermächtigt, sich auf seine Rechnung in einer oder – etwa unter Einschaltung einer Essensbonorganisation – mehreren Vertragsgaststätten zu beköstigen. Erfordern Dienstreisen wegen ihres besonderen Charakters (z.B. Tagungen) eine besondere organisatorische Vorbereitung, so wird die Abgabe von Mahlzeiten durch Dritte auch dann als vom ArbG veranlasst angesehen, wenn dieser die Organisation der Dienstreise einschließlich der Verpflegung bei einem Dritten in Auftrag gegeben hat. Hat der ArbG die Abgabe von Mahlzeiten veranlasst, ist es unerheblich, wie die Rechnung beglichen wird. Die vorstehenden Grundsätze gelten auch für die Abgabe von Mahlzeiten während einer Bildungsmaßnahme.

Mit Schreiben vom 13.7.2009 (koordinierter Ländererlass) nimmt das BMF (BStBl I 2009, 771) Stellung zur Anwendung des BFH-Beschlusses vom 19.11.2008 (VI R 80/06, BStBl II 2009, 547) und der LStR in R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR. Danach ist es nicht zu beanstanden, wenn entweder nach den Grundsätzen des BFH-Beschlusses oder weiterhin nach den Regelungen in den LStR verfahren wird. Die jeweiligen Auswirkungen verdeutlicht das BMF anhand zwei ausführlicher Beispiele.

9.2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

In den Fällen, in denen Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des ArbN vom ArbG empfangen und in voller Höhe getragen werden, kann der ArbG den Vorsteuerabzug aus den entstandenen Verpflegungskosten in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der USt auf den Namen des Unternehmers oder durch Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 UStDV belegt sind. Es liegt keine einer entgeltlichen Leistung gleichgestellte unentgeltliche Wertabgabe vor (Abschn. 12 Abs. 13 UStR; » Reisekosten).

10. Beköstigung im Haushalt des Unternehmers

10.1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Gewährt der ArbG dem ArbN freie Unterkunft und Verpflegung, so ist dieser Sachbezug als geldwerter Vorteil laufender Arbeitslohn (R 8.1 Abs. 1 LStR). Nach § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG sind grundsätzlich die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen (R 8.1 Abs. 4 LStR). Lediglich in den Fällen des § 8 Abs. 3 EStG sind die Sachbezugswerte nicht anzusetzen.

10.2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Erhalten ArbN von ihrem ArbG freie Verpflegung, freie Unterkunft oder freie Wohnung, ist von den Werten auszugehen, die in der Sachbezugsverordnung in der jeweils geltenden Fassung festgesetzt sind. Für die Gewährung von Unterkunft und Wohnung kann unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 12 Buchstabe a UStG Steuerfreiheit in Betracht kommen. Die Gewährung der Verpflegung unterliegt dem allgemeinen Steuersatz (Abschn. 12 Abs. 9 UStR).

Zur Erleichterung beim Vorsteuerabzug siehe Abschn. 192a Abs. 23 UStR.

11. Literaturhinweise

Völkel u.a., ABC-Führer Umsatzsteuer Stichwort: Beköstigung von Arbeitnehmern, Loseblatt.

12. Verwandte Lexikonartikel

» Arbeitslohn

» Auswärtstätigkeit

» Betriebsveranstaltungen

» Essensmarken

» Geringfügig Beschäftigte

» Pauschalierung der Lohnsteuer

» Sachbezüge

» Reisekosten