1. Allgemeines
Durch das JStG 2008 vom 20.12.2007 (BGBl I 2007, 3150) wurde in § 39e EStG die Voraussetzung zur Bereitstellung elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale geschaffen. Das herkömmliche Lohnsteuerkartenverfahren ist umständlich und zeitaufwendig. Das neue Verfahren »ElsterLohn II« führt dazu, dass den ArbG die Lohnsteuerabzugsmerkmale für ihre ArbN maschinell verwertbar zur Verfügung gestellt werden. Die mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale bleiben für die Dauer des Dienstverhältnisses anwendbar. Etwaige Änderungen werden den ArbG gezielt elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Da Lohnsteuerabzugsmerkmale oftmals über Jahre unverändert bleiben, entfällt der erhebliche Verwaltungsaufwand, der mit jährlichen Lohnsteuerkarten verbunden ist. § 39e EStG bildet die Grundlage für das neue Verfahren und regelt die wesentlichen Punkte, die für den Aufbau des Verfahrens erforderlich sind.
»ElsterLohn II« baut auf der elektronischen » Lohnsteuerbescheinigung des § 41b EStG auf (»ElsterLohn I«). Mit »ElsterLohn I« wird seit 2005 quasi die Rückseite der Lohnsteuerkarte elektronisch übermittelt. Mit der Lohnsteuerkarte selbst werden ab 2005 nur noch die Lohnsteuerabzugsmerkmale (die Vorderseite der Lohnsteuerkarte) von der Gemeinde zum ArbN und von dort zum ArbG transportiert; die Lohnsteuerkarte kann beim ArbG verbleiben und von ihm vernichtet werden; ein Rücktransport mit der Lohnsteuerbescheinigung an das FA für Zwecke der Veranlagung zur ESt entfällt. Mit »ElsterLohn II« wird nunmehr auch die Restfunktion der Lohnsteuerkarte durch ein automatisiertes Verfahren ersetzt.
2. Die Einführung des Verfahrens im Einzelnen
2.1. Zuständigkeit des Bundeszentralamtes für Steuern
Die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte von der Finanzverwaltung festgestellten Besteuerungsgrundlagen werden von der Finanzverwaltung elektronisch zentral verwaltet und beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeichert. Nach § 39e Abs. 1 EStG wird das FA verpflichtet, die festzustellenden Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen.
2.2. Gespeicherte Daten
Nach § 39e Abs. 2 EStG ist das BZSt verpflichtet, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu speichern und die für das Lohnsteuerabzugsverfahren benötigten Daten vorzuhalten. Nach § 139b Abs. 3 AO speichert das BZSt für natürliche Personen bereits folgende Daten (» Identifikationsmerkmal):
Identifikationsnummer,
Wirtschafts-Identifikationsnummern,
Familienname,
frühere Namen,
Vornamen,
Doktorgrad,
Tag und Ort der Geburt,
Geschlecht,
gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift,
zuständige Finanzbehörden,
Sterbetag.
Unter der beim BZSt gespeicherten steuerlichen Identifikationsnummer (§ 139b AO) und den gespeicherten personenbezogenen Daten werden die für das Lohnsteuerabzugsverfahren erforderlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale gespeichert und verwaltet. Die Identifikationsnummer sichert die fehlerfreie Zuordnung der Lohnsteuerdaten. Aus der Verknüpfung der Identifikationsnummer mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen entstehen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die der ArbG für den Lohnsteuerabzug abzurufen hat. Nach § 39e Abs. 2 EStG hat das BZSt neben den in § 139b Abs. 3 AO genannten Daten folgende Daten zu speichern:
Rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft,
melderechtlicher Familienstand und bei Verheirateten die Identifikationsnummer des Ehegatten,
Kinder mit ihrer Identifikationsnummer und soweit bekannt die Rechtsstellung und Zuordnung der Kinder zu den Eltern sowie die Identifikationsnummer des anderen Elternteils,
Familienstand und gewählte Steuerklassen (§ 39b EStG; » Lohnsteuerklassen), Zahl der Lohnsteuerkarten und beantragte ungünstigere Steuerklasse und Angaben zu Kinderfreibeträgen (§ 39 EStG), Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag (§§ 39a, 39d EStG), der Faktor (§ 39f EStG), amtlicher Gemeindeschlüssel der Wohnsitzgemeinde,
Höhe der Beiträge für eine Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung (§ 10 Abs. 1 Nr. 3, § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchst. d EStG), wenn der Stpfl. dies beantragt (eingefügt durch das Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung vom 16.7.2009, BGBl I 2009, 1959).
Wesentliche Voraussetzung für die Datenspeicherung ist die Verpflichtung der Gemeinden, die hierfür erforderlichen Daten und deren Änderungen an das BZSt zu melden. Die lohnsteuerlich bedeutsamen melderechtlichen Daten müssen dem BZSt unabhängig davon mitgeteilt und gespeichert werden, ob der Stpfl. bereits ArbN ist.
Die Daten werden unter der entsprechenden Identifikationsnummer gespeichert. Die Daten der Ehegatten werden durch Verweise miteinander verknüpft.
2.3. Zum Abruf bereitgehaltene Daten
§ 39e Abs. 3 EStG bestimmt, welche Lohnsteuerabzugsmerkmale des ArbN das BZSt zum Abruf bereitstellt. Das BZSt hält danach folgende Daten bereit:
die Identifikationsnummer,
den Tag der Geburt,
Merkmale für den Kirchensteuerabzug und
folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale des ArbN
Steuerklasse (§ 38b EStG) in Zahlen,
die Zahl der Kinderfreibeträge (§ 39 EStG),
Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag (§§ 39a, 39d EStG),
Faktor (§ 39f EStG),
Teilbetrag der Vorsorgepauschale für die Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchst. d EStG).
Diese Daten werden zum unentgeltlichen Abruf durch den ArbG bereitgehalten.
Für jedes Dienstverhältnis sind entsprechend dem Lohnsteuerkartensystem elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zu bilden. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des ArbN werden mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer des ArbG verbunden.
2.4. Notwendige Authentifizierung des Arbeitgebers sowie weitere Schutzmaßnahmen
Nach § 39e Abs. 4 EStG hat sich der ArbG für den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu authentifizieren. Die Authentifizierung des ArbG erfolgt über die Wirtschafts-Identifikationsnummer, die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des ArbN über das ElsterOnline-Portal. Der ArbN ist verpflichtet, seine Identifikationsnummer und das Geburtsdatum dem ArbG mitzuteilen. Die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind gesperrt und können von anderen ArbG nicht abgerufen werden. Der ArbG hat die Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem BZSt mitzuteilen. Danach stehen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale mit der Steuerklasse I–V für den Abruf durch einen (den) weiteren ArbG zur Verfügung. Ohne mitgeteilte Beendigung des Dienstverhältnisses kann der weitere ArbG nur Lohnsteuerabzugsmerkmale mit der Steuerklasse VI abrufen und dem Lohnsteuerabzug zu Grunde legen.
2.5. Verwendung der Daten und Datenänderungen
Der ArbG hat die abgerufenen und elektronisch gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs des ArbN anzuwenden, bis das BZSt geänderte Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf bereitstellt (§ 39e Abs. 6 EStG). Das BZSt übersendet dem ArbG eine elektronische Mitteilung (E-Mail) in das ElsterOnline-Portal, wenn sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der ArbN ändern. Daraufhin hat der ArbG die Änderungen innerhalb einer bestimmten Frist abzurufen.
2.6. Erst- und letztmalige Bildung der Datensätze
Entsprechend dem Verfahren zur Ausstellung der Lohnsteuerkarte werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erstmals für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs gebildet (§ 39e Abs. 7 EStG). Der ArbN wird die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Finanzverwaltung über das ElsterOnline-Portal elektronisch einsehen bzw. abfragen können. Die Verpflichtung des ArbN, elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ändern zu lassen, wenn sie zu seinen Gunsten abweichen, entspricht dem Lohnsteuerkartenverfahren.
Analog dem Verfahren zur Ausstellung der Lohnsteuerkarte kann der ArbN bei der Finanzverwaltung beantragen, elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr zu bilden; das zuständige Wohnsitzfinanzamt vermerkt diese Sperrung in dem Datenbestand. In diesem Fall ist der Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen nicht mehr möglich (§ 39e Abs. 7 EStG).
2.7. Befreiung vom Abrufverfahren
Auf Antrag des ArbG kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der ArbG nicht am Abrufverfahren teilnimmt (§ 39e Abs. 8 EStG). Eine unbillige Härte liegt vor bei einem ArbG, der nicht über die technischen Möglichkeiten der Kommunikation über das Internet verfügt oder für den eine solche Kommunikation altersbedingt nicht zumutbar ist. Dem Antrag eines ArbG ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich ArbN im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt i.S.d. § 8a SGB IV beschäftigt, ist stets stattzugeben. Ein begründeter Antrag wird regelmäßig auch dann vorliegen, wenn und solange es dem ArbG nicht zumutbar ist, die notwendigen technischen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung zu schaffen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der ArbG finanziell nicht in der Lage ist, entsprechende Investitionen zu tätigen, er kurzfristig eine Einstellung seiner betrieblichen Tätigkeit beabsichtigt oder in nächster Zeit eine Umstellung der Buchhaltungs- bzw. Abrechnungsprogramme oder seiner PC- oder Datenverarbeitungsanlage beabsichtigt.
Der ArbG hat in dem Antrag nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck seine Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO) sowie die Identifikationsnummer (§ 139b AO) und das Geburtsdatum des beschäftigten ArbN anzugeben. Beschäftigt er mehrere ArbN, hat er dem Antrag ein entsprechendes Verzeichnis beizufügen. Auf Grundlage dieser Angaben stellt das Betriebsstättenfinanzamt dem ArbG die Lohnsteuerabzugsmerkmale des ArbN aus den beim BZSt gespeicherten Daten in Papierform zur Verfügung. Mit Ausstellung dieser Bescheinigung werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale des ArbN für den Zugriff anderer ArbG gesperrt (BT-Drs. 16/6290, 92).
2.8. Erstmalige Anwendung
Nach § 39e Abs. 9 EStG sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs ab 2011 anzuwenden (»ElsterLohn II«). Damit der ArbG die Identifikationsnummer des ArbN übernehmen kann, haben die Gemeinden diese Nummer auf den Lohnsteuerkarten für 2009 und 2010 aufzudrucken. Für das Kj. 2010 ist letztmals eine Lohnsteuerkarte auszustellen und dem ArbN zuzustellen.
Der Zeitpunkt des erstmaligen Datenabrufs durch die ArbG wird nach § 39e Abs. 10 EStG durch ein im BStBl zu veröffentlichendes Schreiben durch das BMF mitgeteilt.
Zur Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale nimmt das BMF in einer Pressemitteilung vom 11.12.2009 (LEXinform 0434789) Stellung. Um die LSt in Zukunft leichter und unbürokratischer erheben zu können, wird die LSt-Karte durch ein elektronisches System ersetzt. Das Verfahren heißt ElsterLohn II und geht im Jahr 2012 an den Start.
Unter dem Namen ElsterLohn I werden bereits seit einigen Jahren die Daten der Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Früher wurden diese Angaben auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte eingetragen oder als Bescheinigung aufgeklebt.
Das ElsterLohn II genannte Vorhaben soll die LSt-Karte nun vollständig ersetzen und die lohnsteuerlichen Merkmale des ArbN nur noch über ein elektronisches System erfassen und für den ArbG zum Abruf bereitstellen.
Die Lohnsteuerkarte 2010 ist daher die letzte ihrer Art: Künftig wird der ArbG mithilfe der ihm von seinem ArbN mitgeteilten Daten (Identifikationsnummer und Geburtsdatum) die für den Lohnsteuerabzug benötigten Daten bei der Finanzverwaltung abrufen können. Diese Daten werden in der sog. ELStAM-Datenbank beim BZSt zentral verwaltet. ELStAM steht für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.
Alle Steuerfälle werden über die Steuer-Identifikationsnummer zugeordnet und zentral verwaltet. Die Identifikationsnummer wurde im Laufe des Jahres 2008 flächendeckend eingeführt und ist seither von der Geburt des Stpfl. an lebenslang gültig.
Das Ziel von ElsterLohn II ist es, die Kommunikation zwischen ArbG, ArbN und dem FA zu erleichtern und sie vollständig, individuell, papierlos und sicher zu organisieren.
Für das Jahr 2011 wird es keine neue » Lohnsteuerkarte mehr geben. Da die ELStAM-Datenbank vollumfänglich erst 2012 zur Verfügung stehen wird, ist Folgendes geplant: Die LSt-Karte 2010 soll ihre Gültigkeit behalten und zwar grundsätzlich einschließlich der eingetragenen Freibeträge.
Nimmt ein ArbN zum ersten Mal eine lohnsteuerpflichtige Beschäftigung auf und hat er daher keine LSt-Karte 2010, kann das FA auf Antrag eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen ausstellen. Zur Vereinfachung sind Ausnahmen geplant, z.B. soll der ArbG für Ausbildungsdienstverhältnisse auch ohne diese Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 die Lohnsteuerklasse I zugrunde legen können.
Realisiert wird ElsterLohn II im Rahmen des Vorhabens KONSENS (Koordinierte neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung) unter Federführung des Landes Nordrhein-Westfalen. Die technische Umsetzung erfolgt im Auftrag des BZSt und des Landes Nordrhein-Westfalen durch den IT-Dienstleister des Bundes, dem ZIVIT (Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik).
Der Einsatz des Verfahrens ElsterLohn II ist ab 2012 vorgesehen. Dies soll Anfang 2010 gesetzlich geregelt werden. Um alle bei den Gemeinden vorhandenen Daten der Lohnsteuerkarten korrekt und vollständig zu erfassen, sind umfangreiche Vorarbeiten erforderlich, die einen nicht unerheblichen zeitlichen Vorlauf benötigen.
2.9. Letztmalige Anwendung der elektronischen Transfer-Identifikationsnummer
Durch den Ausweis der Identifikationsnummer auf den Lohnsteuerkarten für 2009 kann das derzeitige elektronische Ordnungsmerkmal (die elektronische Transfer-Identifikationsnummer – eTIN –) für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen durch die eindeutige Identifikationsnummer abgelöst werden (s.a. § 41b Abs. 2 EStG i.d.F. des JStG 2008).
3. Verwandte Lexikonartikel
© Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart. Josef Schneider u.a., Finanz und Steuern, Band 16, Lexikon des Steuerrechts. 6. Auflage, www.schaeffer-poeschel.de
