Ohne Quittungen oder Belege geht beim Finanzamt gar nichts? Weit gefehlt: Die Beamten müssen auch Eigenbelege anerkennen. Allerdings sind Sie in der Pflicht, Betriebsausgaben nachzuweisen.

Sie sollten deshalb darauf achten, dass Sie betriebliche Aufwendungen, für die Sie keine Fremdbelege/Quittungen besitzen, durch einen ordnungsgemäß erstellten Eigenbeleg „glaubhaft“ darlegen können.

Naturgemäß stehen Betriebsprüfer sog. Eigenbelegen stets kritisch gegenüber. Schließlich ist die Missbrauchsgefahr groß. Die Steuergesetze enthalten zwar nur für bestimmte Betriebsausgaben (z. B. Bewirtungskosten, Geschenke) besondere Aufzeichnungspflichten, Sie müssen aber im Rahmen Ihrer allgemeinen Mitwirkungspflichten generell darlegen, dass Ihre Betriebsausgaben auch tatsächlich betrieblich veranlasst sind. Gerade bei Geschäftsreisen oder dem Kauf von kleineren Betriebsmitteln (Bürobedarf etc.) nimmt man es mit den Belegen oft nicht so genau, außerdem gehen einzelne Kassenbons schnell verloren oder werden verlegt. Sofern die betriebliche Veranlassung unstreitig ist, können Sie solche Ausgaben gegenüber dem Finanzamt auch durch Eigenbelege dokumentieren. Ein solcher Eigenbeleg könnte wie folgt aufgebaut sein:

Eigenbeleg zur Gewinnermittlung 2009/zur Einkommensteuererklärung 2009

• Art/Zweck der Ausgabe: möglichst genaue Bezeichnung erforderlich

• Betrag: 13,99 Euro

• Zahlungstag: 17.12.2009

• Zahlungsempfänger: Name und Anschrift

• Beleg wurde erstellt am: 18.12.2009

• Unterschrift: eigenhändig durch Unternehmer

Tipp: Weil die Finanzämter Eigenbelege immer genau prüfen, sollten sie in sich schlüssig sein und insbesondere zeitnah erstellt werden. Auch sollten Sie Auf- bzw. Abrundungen vermeiden und die Betriebsausgaben stets in Euro und Cent beziffern – der Beleg wirkt dann viel authentischer. Sofern Sie höhere Betriebsausgaben (zum Beispiel mehrere 100 Euro) mittels Eigenbelegs nachweisen möchten, müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt zwingend von Ihnen verlangt, den Namen und die Anschrift des Zahlungsempfängers anzugeben. Verweigern Sie diese Angabe – etwa weil Sie befürchten, dass der Zahlungsempfänger den Betrag nicht versteuert hat – braucht die Behörde die Betriebsausgaben allein deshalb nicht zu berücksichtigen (vgl. § 160 AO).